Erik Verstraten, mededirecteur en mede-eigenaar Verstraten en Partners
Verstraten en Partners is een administratie- en belastingadvieskantoor waar de klant centraal staat. Dit kantoor verwerkt de financiële administratie van een deel van de cliënten en helpt een ander deel van de cliënten met de zelfstandige verwerking ervan. De kracht van deze organisatie? Ze zeggen wat ze doen, en doen wat ze zeggen.

Wij waren benieuwd naar de ervaringen van dit kantoor met onze oplossing voor veilige communicatie. Erik Verstraten, mededirecteur en mede-eigenaar, vertelt ons hoe zij het werken met SmartLockr ervaren.

“Wij gebruiken SmartLockr nu ruim een jaar naar volle tevredenheid”

Bedankt voor uw tijd, Erik. Kunt u kort uitleggen wat Verstraten en Partners precies doet?

“Als advieskantoor willen wij dezelfde kwaliteit leveren als een accountantskantoor. Wij hebben dan ook een brede adviespraktijk waarin wij klanten adviseren over uiteenlopende zaken. De nadruk ligt op vergaande automatisering van het administratieve proces, zodat de klant steeds beschikt over actuele cijfers en de tijdsbesparing van het proces volledig kan richten op de eigen onderneming. Richting de klant zijn wij een complete sparringpartner. Samenwerking met de klant is daarbij het sleutelwoord.”

Met de verwerking van de financiële administratie kan ik me voorstellen dat er ook veel privacygevoelige informatie wordt verwerkt.
“Dat klopt. Onze fiscalisten verzorgen alle soorten particuliere aangiften. Met name de aangifte inkomstenbelasting, maar ook de aangiften schenkbelasting en erfbelasting. Uiteraard beoordelen we ook of iemand in aanmerking komt voor huur- of zorgtoeslag. Hiervoor hebben wij toegang nodig tot bepaalde documenten. Binnen de documenten die wij opstellen voor klanten, zoals belastingaangiften, zitten persoonsgegevens verwerkt. Wanneer deze op de verkeerde plek terechtkomen, dan kan dat een data-lek veroorzaken. Het is daarom belangrijk dat deze informatie veilig en juist wordt verwerkt. Dit was met het bestaande werkproces niet altijd haalbaar.“

Het uitwisselen van privacygevoelige bestanden vraagt logischerwijs om een goede beveiliging. Tegen welk probleem liep u precies aan in het bestaande werkproces?
“Het waren vooral de eisen van de nieuwe regels rond AVG. Deze stellen de wijze waarop gegevens met, én van klanten moeten worden gedeeld. Overigens betreft het hier niet alleen de klanten, maar ook derden waar je als organisatie mee te maken hebt. Aangezien wij veel te maken hebben met het verzenden van gevoelige informatie, zochten wij naar een oplossing voor het versleuteld – en dus veilig- verzenden van gegevens.”
Het beveiligen van (privacygevoelige) gegevens is inderdaad geen overbodige luxe. Het aantal datalekken vorig jaar liet zien dat veel organisaties niet goed beveiligd waren. Welke overwegingen hebben jullie gemaakt om tot een veilige e-mailoplossing te komen?
“Dit is eigenlijk via via gegaan. Een pensioenadviseur van één van onze relaties gebruikte SmartLockr. Begin 2018 ontvingen wij van deze adviseur een e-mail vanuit de SmartLockr omgeving. Dit zag eruit als een veilige en goede oplossing voor het versturen en ontvangen van bestanden.“

Dat is leuk om te horen. Waarom is er voor SmartLockr gekozen?
“Eigenlijk hebben wij een keus gemaakt op basis van de oplossingen die er op dat moment waren. Toen wij voor SmartLockr kozen waren er nog weinig andere alternatieven bekend bij ons. Ook onze systeembeheerder bood ons geen andere opties, zodat de keus automatisch op SmartLockr viel.”

Dan kan het twee kanten opgaan: of het product blijkt tegen te vallen, of het product voldoet aan de behoeften van de organisatie. In hoeverre sloot SmartLockr ook daadwerkelijk aan op jullie behoeften?
“Wij gebruiken SmartLockr nu ruim een jaar naar volle tevredenheid. Toen wij naar een e-mailoplossing zochten, waren wij vooral opzoek naar een functionaliteit om e-mailbijlagen veilig te kunnen sturen. In SmartLockr zagen wij een goede oplossing en dat is tot op heden ook gebleken.

Het biedt ons nog steeds de mogelijkheid om bestanden veilig te verzenden. Met het soort gegevens waar wij mee werken is dit essentieel. Daarbij was de implementatie zeer eenvoudig en snel. Er was niet veel nodig om SmartLockr te integreren binnen ons werkproces. SmartLockr werkte binnen no-time!”

Wilt u net als Verstraten en Partners veilig bestanden kunnen uitwisselen? Vraag dan hier uw vrijblijvende trial of demo aan. Ontdek hoe het SmartLockr Data Protection Platform veilige communicatie voor uw organisatie mogelijk kan maken.