Veilige communicatie is belangrijk als er veel privacygevoelige informatie wordt gedeeld. Dit geldt zeker als het om veilig e-mailen gaat. Helaas is gebleken dat e-mailapplicaties an sich niet de juiste veiligheidsstandaarden hebben die onder de AVG gelden. Werken met een e-mailoplossing die wel aan deze standaarden voldoet, scheelt u als organisatie een hoop gedoe achteraf. Maar wat maakt veilig e-mailen dan zo veilig? En waar moet u op letten? Wij hebben voor u 5 stappen in kaart gebracht.
1. Bewustwording onder medewerkers vergroten

We hebben het al eens eerder aangegeven: de grootste oorzaak van datalekken is het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon. Vaak heeft dit ermee te maken dat men zich er niet van bewust is wát er wordt verstuurd en naar wie. Feit is dat menselijke fouten altijd gemaakt kunnen worden. Het is daarom belangrijk dat er bewustwording wordt gecreëerd onder de gebruikers. Dit kan vanuit de organisatie, maar dit is natuurlijk heel gemakkelijk te realiseren met het juiste syteem. Want bedenkt u zich eens: hoeveel kleiner is de kans op een datalek, als u als gebruiker nog een reminder krijgt of de geselecteerde ontvangers en bestanden wel de juiste zijn?

2. Gevoelige content signaleren
Niet iedereen is zich bewust van wat gevoelige content is of wat persoonsgegevens precies zijn. En dat is ook zo gek nog niet, want wat voor een organisatie privacygevoelig kan zijn, is het voor de ander niet. Bij het opstellen van een e-mail zou het voor de gebruiker dan ook helpen als deze wordt gewezen op de verwerking van gevoelige content. Zo kunnen meldingen die gevoelige content signaleren, helpen.
3. Versleutel berichten van begin tot eind

Een goede beveiliging is key. Letterlijk. Wanneer berichten met de juiste beveiliging worden verstuurd, dan verkleint u hiermee de kans op een datalek. End-to-end encryptie maakt het dan ook mogelijk om uw bericht van verzender tot ontvanger versleuteld te versturen. Het zorgt ervoor dat het bericht tijdens verzending versleuteld blijft; zelfs wanneer het bericht onderschept wordt, is deze niet inzichtelijk voor onbevoegden. Maar, dit is natuurlijk niet alles. Het gaat erom dat slechts de juiste ontvanger toegang krijgt tot het bericht. Hier komen één en twee-factor authenticatie bij kijken: slechts de geauthentiseerde ontvanger heeft toegang tot het versleutelde bericht.

4. Gemak voor zowel de verzender als voor de ontvanger

Gemakt dient de mens. En in de digitale wereld waar systemen soms gecompliceerd kunnen zijn, willen wij altijd kiezen voor gemak. Dit geldt zeker wanneer het gaat om veiligheid, dat vanuit wetten en regels wordt opgelegd. Het laatste wat u als organisatie wilt is systemen, die eerder als vervelend en moeilijk worden ontvangen dan een toevoeging zijn op het werkproces.
Een plug-and-play oplossing voor de verzender is natuurlijk ideaal. Door snelle implementatie én een makkelijk te gebruiken oplossing blijft e-mailen eenvoudig, maar dan met de juiste veiligheidseisen.
Voor de ontvanger geldt dat deze geen software hoeft te instaleren. Het ontvangen en verzenden van veilige bestanden moet net zo makkelijk zijn.

5. Berichten, bestanden en ontvangers blokkeren ná verzending

E-mailen blijft een menselijke handeling en zoals eerder gezegd kunnen fouten altijd worden gemaakt. Zelfs wanneer er al verschillende checks zijn gedaan en het risico op fouten is geminimaliseerd. Toch kan het gebeuren dat er alsnog een e-mail is verstuurd, met bijv. informatie naar de verkeerde persoon. De juiste oplossing kan ervoor zorgen dat berichten zelfs ná verzending nog kunnen worden geblokkeerd.

De juiste e-mailoplossing speelt gemakkelijk in op de bovengenoemde punten. Met de juiste functionaliteiten kan de kans op het lekken van data al worden verkleind – met SmartLockr is dit zelfs al 97%.

Bent u benieuwd welke oplossingen wij bieden voor veilige communicatie? Probeer dan nu vrijblijvend en ervaar hoe het is om veilig te communiceren.