Achter de schermen wordt er druk gewerkt aan ons Intelligent Data Protection Platform. Om u op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen, delen we elke vrijdag een nieuwe of vernieuwde feature in onze “Feature Friday”.
Vandaag hebben we het Uploadverzoek. Dit is een functionaliteit waarbij u gemakkelijk en veilig bestanden naar u toe kunt laten sturen. Wij leggen u graag uit waarom een uploadverzoek makkelijk is, voor zowel de ontvanger als voor de verzender.

Gemak voor de ontvanger

Als u als organisatie veel bestanden ontvangt, dan kan het een lastige taak zijn om het overzicht te behouden. Niet alleen wilt u inzicht hebben in de stroom aan bestanden die de organisatie binnenkomt. U wilt er ook voor zorgen dat de bestanden die u binnenkrijgt ook de juiste bestanden zijn. Het zou voor zowel de verzender als de ontvanger vervelend zijn als de bestanden opnieuw moeten worden gestuurd.

SmartLockr maakt het mogelijk om een uploadverzoek te sturen, naar diegene van wie u bestanden wilt ontvangen. Deze functie is geheel ingebouwd in de Outlook-omgeving en is hierdoor gebruiksvriendelijk. Maar, dat is niet het enige. SmartLockr maakt het u heel makkelijk, door het verzoek specifiek te maken.

Altijd de juiste bestanden ontvangen

Het verzoek wordt verstuurd via een e-mail. Geheel veilig, zoals u vanuit de veilig omgeving van SmartLockr gewend bent. Maar nu komt er nog een stuk gemak bij kijken: u kunt namelijk aangeven in welk formaat en bestandstype u het bestand wilt hebben. Bent u bijvoorbeeld een recruiter en wilt u CV’s ontvangen als PDF bestand? Of werkt u in de financiële sector en ontvangt u het liefst cijfers in een .xls formaat? Dan kunt u dat in het verzoek gemakkelijk aangeven. Niet alleen weet de verzender welke documenten er worden verwacht, maar óók in welk formaat.

En de verzender? Die heeft er ook voordeel aan om te werken met een uploadverzoek:

1. Alleen de opgevraagde bestanden kunnen worden geüpload
Dankzij het slimme systeem kunnen alleen de opgevraagde bestanden worden verzonden. Probeert de verzender het toch of is er per ongeluk een verkeerd bestand geselecteerd, dan komt er een foutmelding.

De verzender krijgt te zien welk bestandstype er wordt verwacht én wat de maximale bestandsgrootte is. Pas wanneer de juiste bestanden zijn geselecteerd kan het bericht worden verstuurd. In dit geval moet het een PDF bestand zijn, met een max. grootte van 97,656 MB.

2. Er hoeft geen aanvullende software te worden gedownload
Weet u niet of de verzender met SmartLockr werkt? Geen probleem! Er hoeft geen software te worden gedownload om bestanden veilig te kunnen verzenden via het verzoek. Het SmartLockr Uploadverzoek creëert namelijk de veilige omgeving, waarin bestanden veilig kunnen worden verzonden.

3. U kunt aangeven welke persoon/afdeling binnen de organisatie het bestand binnenkrijgt
Door in te stellen naar wie de bestanden moeten worden verzonden, voorkomt u dat bestanden bij de verkeerde persoon terechtkomt. Deze gebruiksvriendelijke manier van werken zorgt ervoor dat bestanden niet zoek raken of uiteindelijk niet bij de juiste persoon terechtkomen. Maar, dat is niet alles. Moet bijvoorbeeld persoon A het bestand ontvangen, maar moet persoon B hiervan op de hoogte worden gesteld? Dan kunt u ook instellen wie een notificatie moet ontvangen als er bepaalde bestanden binnenkomen.

Het werken met een uploadverzoek kent vele voordelen. Het zorgt ervoor dat u als ontvanger altijd de juiste én opgevraagde bestanden binnenkrijgt. En voor de verzender betekent het dat hij/zij zeker weet dat de juiste bestanden zijn verstuurd. Win-win dus!

Het versturen van een uploadverzoek is een makkelijke manier om bestanden veilig te ontvangen.
Wilt u op de hoogte blijven van de komende policies, of de functionaliteiten? Schrijft u zich dan hieronder in voor onze blogs en wij nemen u graag mee in onze productontwikkeling.

Abonneer voor meer artikelen

Abonneer voor meer artikelen