Advocatuur

Advocatenkantoren zitten in een transitie, waarbij het papieren archief plaats maakt voor een digitaal archief. Dit betekent dat het uitwisselen van grote en privacygevoelige bestanden gemakkelijker en sneller gaat. Maar gebeurt dit wel veilig? Sinds de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn de verplichtingen voor advocatenkantoren aangescherpt. De betrokken personen in het proces krijgen meer invloed op de verwerking van persoonsgegevens en dat brengt een aantal veranderingen met zich mee:

De drie belangrijkste veranderingen in de advocatuur

1. De meldplicht datalekken

De Autoriteit Persoonsgegevens spreekt van een datalek als er toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens is voorgekomen zonder dat dit de bedoeling is geweest. We spreken van een lek wanneer data worden vernietigd, toegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden of verloren gaan. In de nieuwe wetgeving betekent dit dat een lek binnen 72 uur moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het gevolg hiervan is dat u als advocaat niet aan uw geheimhoudingsplicht kunt voldoen.

2. Dataportabiliteit

Dat betrokkenen inzage mogen hebben in de verwerking van persoonsgegevens is niets nieuws. Maar dat het nu verplicht is om ook een digitaal archief te hebben, is het wel. Dit betekent dat de digitale dossiers binnen uw kantoor op orde moeten zijn. Het moet mogelijk zijn uw bestanden digitaal te verzenden en te ontvangen – veilige communicatie is hierbij dus onmisbaar.

 

3. Het vergeetrecht
Betrokkenen hebben het recht om bepaalde gegevens uit het bestand te kunnen wissen. Maar in de advocatuur gelden uitzonderingen: als deze gegevens nodig zijn voor een rechtsordening, dan geldt het recht niet. Het is dus belangrijk om als kantoor inzichtelijk te maken welke gegevens onder dit recht vallen, en welke niet.
Met SmartLockr verkleint u de kans op een datalek met 97%.  Begin met veilig mailen en voorkom dat cliëntdossiers in verkeerde handen vallen. Zo lopen zowel uw kantoor als uw klanten zo min mogelijk risico. Benieuwd hoe wij veilige communicatie voor uw organisatie mogelijk kunnen maken? Bekijk dan onze productenpagina.

1. De meldplicht datalekken

We spreken van een lek wanneer data worden vernietigd, toegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden of verloren gaan. In de nieuwe wetgeving betekent dit dat een lek binnen 72 uur moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het gevolg hiervan is dat je als advocaat niet aan je geheimhoudingsplicht kunt voldoen.

2. Dataportabiliteit

Dat betrokkenen inzage hebben in de verwerking van persoonsgegevens is niets nieuws. Maar dat dit in digitale vorm wordt verplicht, is het wel. Dit betekent dat de digitale dossiers binnen je kantoor op orde moeten zijn. Het moet mogelijk zijn je bestanden digitaal te verzenden en te ontvangen – veilige communicatie is hierbij dus onmisbaar.

3. Het vergeetrecht

Betrokkenen hebben het recht om bepaalde gegevens uit het bestand te kunnen wissen. Maar in de advocatuur gelden uitzonderingen: als deze gegevens nodig zijn voor een rechtsordening, dan geldt het recht niet. Het is dus belangrijk om als kantoor inzichtelijk te maken welke gegevens onder dit recht vallen, en welke niet.

‘‘Een goed beveiligde IT-omgeving is erg belangrijk bij Trip omdat er met vertrouwelijke gegevens van cliënten wordt gewerkt. SmartLockr biedt ons een goede en veilige methode om bestanden te verzenden’’

Trip Advocaten

‘‘AttachingIT Veilig Mailen is een adequate oplossing die ons in staat stelt (privacy) gevoelige of vertrouwelijke gegevens van cliënten op een gemakkelijke, professionele en veilige manier te verzenden”

De Haan Advocaten & Notarissen